BİLKENT ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ KULÜPLERİ/TOPLULUKLARI YÖNERGESİ

MADDE 1 : AMAÇ
Bu yönerge Bilkent Üniversitesi öğrencilerinin bilimsel, sosyal, kültürel, sportif ve sanatsal etkinliklerde bulunabilmeleri amacıyla kurulacak öğrenci kulüp/topluluklarının kuruluş ve işleyişini düzenler.

MADDE 2 : TANIMLAR
2.1. Kulüpler Üst Kurulu: Öğrenci Dekanlığının Başkanlığında kurulur ve Öğrenci Konseyi Koordinatörü (1), Öğrenci Konseyi Başkanı (1), Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu (2), Akademik Danışman (1), Kariyer Merkezi temsilci (1), Kulüp Temsilcisi (1)’nden oluşur. Kulüpler Üst Kurulu kulüplerin başvurularının incelenerek onaylanmasından, akademik yıl boyunca denetlenmesinden ve yıl sonunda başarılı kulüp/toplulukların değerlendirilerek hedef ve amaçları doğrultusunda yeterli etkinliklerde bulunmayan kulüp/toplulukların kapatılmasından sorumludur. Kulüpler Üst Kurulu akademik ihtiyaca göre yıl boyunca en az 2 kez toplanır. Akademik Danışman Öğrenci Dekanlığı, Kulüp/topluluk Temsilcisi Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu tarafından seçilir. Kulüpler Üst Kurulu olağanüstü durumlarda da toplanabilir. Kurulda oyların eşitliği halinde Kurul Başkanı’nın (Öğrenci Dekanı) oy kullandığı seçenek Kabul edilmiş sayılır.

2.2. Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu : Başkan, Genel Sekreter ve 3 Başkan Yardımcısından oluşur.

2.3. Kulüpler / Topluluklar : Madde 1’deki belirtilen amaca uygun şekilde kurulan öğrenci gruplarına kulüp ve topluluk denir.

2.4. Öğrenci Konseyi Koordinatörü : Kulüp/toplulukların çalışmalarında rehberlik yapar üst yönetimle ilişkilerinin koordinasyonunda yardım eder, etkinliklerin devamlılığını sağlar.

2.5. İdari/Akademik Danışman : Kulüp/toplulukların etkinliklerini gerçekleştirmesi sürecinde bilgi, ilgi ve deneyimlerle kulüp/topluluğa katkıda bulunarak gönüllü çalışan idari/akademik personel olabilir.

MADDE 3 : KURULUŞ ESASLARI

Yeni Kulüp/topluluklar İçin

3.1. Öğrenci kulüp/topluluğunun kurulabilmesi için üyelik koşullarına (madde 6 ), uygun en az 7 öğrencinin kurucu üye olarak Öğrenci Konseyi Yürütme Kuruluna başvurmaları gerekir. Başvuru sırasında başvuru formu, bütçe taslağı ve etkinlik formu gereklidir. Bu başvurular Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu tarafından incelendikten sonra önerilerle birlikte 1 hafta içinde Kulüpler Üst Kurulu’na sunulur, kulüp/topluluk Kurul’un onaylaması halinde işlerlik kazanır.

3.2. Her öğrenci kulübünün, Bilkent Üniversitesi idari/akademik personelden, en az bir danışmanı olması önerilir. Danışmanı olan kulüp/toplulukların danışmanlarını başvuru belgelerinde belirtmesi gerekmektedir.

3.3.Kulüp/topluluk başvuruları her akademik yılın başlangıç tarihinden ( derslerin başladığı ilk gün ) itibaren 6 hafta içerisinde tamamlanır.

3.4.Kulüp/topluluk isimlerinin Türkçe olması tercih edilir.

3.5.Özel amaçlı kulüp/topluluklar (spor vb.) ilgili uzman ve birimlerden görüş ve onay alındıktan sonra kurulurlar.

3.6.Benzer uğraş alanları ve amaçları olan kulüp/topluluklar ortak bir kulüp/topluluk adı altında birleştirilir.

3.7.Kulüpler Üst Kurulu Tarafından kurulmasına karar verilen kulüp/topluluklar Genel Kurullarını toplayarak iç tüzüklerini, Yönetim Kurulu listelerini hazırlayarak 2 hafta içinde Öğrenci Konseyine getirmek zorundadır.

Mevcut Kulüp/topluluklar İçin

3.8.Mevcut kulüp/topluluklar her akademik yılın başlangıç tarihinden (derslerin başladığı ilk gün) itibaren 4 hafta içerisinde aşağıdaki belgelerle birlikte Öğrenci Konseyi’ne başvuruda bulunur.

• Genel Kurul Tutanağı
• Yönetim Kurulu Listesi
• Bütçe taslağı
• Etkinlik raporu
• Kulüp/topluluk iç tüzüğü

MADDE 4 : ETKİNLİKLER

4.1.Kulüp/topluluklar Anayasa’da ifade edilen ; devletin ve milletin bölünmez bütünlüğüne, hukuk devleti ilkesine, temel hak ve özgürlüklere, laikliğe, yasalara aykırı tutum, davranış ve etkinliklerde bulunamazlar.

4.2.Kulüp/topluluklar, Üniversitenin akademik ortamına ve Bilkent Üniversitesi Disiplin İlke ve Kuralları’na uygun düşmeyecek etkinliklerde bulunamazlar.

4.3.Kulüp/topluluklar amaçları doğrultusunda özel beceri gerektiren etkinliklerde bulunabilir ancak üyelerin sözü geçen becerilere sahip olması konusunda da geliştirici çalışmalarda bulunurlar.

4.4.Kulüp/topluluklar kendi kuruluş amaçlarında belirtilen tanımlamaların dışınaçıkan konularda etkinlik yapamazlar.

4.5.Kulüp/topluluklar Üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirmek istedikleri her türlü etkinliği ayrıntılı olarak 10 gün önceden Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu’na yazılı olarak bildirirler Öğrenci Dekanlığı gerekli incelemeleri yapar ve Rektörlük’e letir. Onay gelmeden etkinlik duyuruları yapılamaz.

4.6.Akademik yılın başında verilen yıllık etkinlik planı doğrultusunda kulüp/topluluk etkinlikleri her yıl sonunda Kulüpler Üst Kurulu tarafından değerlendirilir. Kulüpler Üst Kurulu’nun yapacağı değerlendirme sonucunda etkinlik yapmayan kulüp/toplulukların bir sonraki dönemde çalışmalarına son verilebilir.

4.7.Kulüp/topluluk yönetimi ve üyeleri bireysel maddi çıkar sağlayan etkinliklerde bulunamazlar.

MADDE 5: MALİ ESASLAR

Bütçe :

5.1.Mevcut kulüp/topluluk her akademik yılın 4. haftası sonuna, yeni kurulan kulüp/topluluklar ise akademik yılın 6. haftasının sonuna kadar bütçe tekliflerini ÖKYK’ye onay için sunarlar. Bütçeler İdari mali İşler Rektör Yardımcılığı’nın onayından sonar geçerlik kazanır.

Gelir Kaynakları :

5.2.Kulüp/topluluklar üyelerinden aidat alamaz.

5.3.Kulüp/topluluklar önceden Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu ve Öğrenci Dekanlığı’ndan izin almak kaydıyla sponsor anlaşmaları yaparak kulüp/topluluk etkinliklerinde mali kaynak sağlayabilirler.

5.4.Kulüp/topluluklar sosyal yardım amaçlı kaynak sağlayabilirler.

5.5.Herhangi bir etkinlik için katılım ücreti toplanması gerektiği durumlarda elden para toplanamaz katılım ücreti Öğrenci Dekanlığı ön onayı şartıyla Öğrenci Konseyi’nin Yapı Kredi Bankası Bilkent Şubesi 68442372 no’lu hesabına yatırılır.

Giderler :

5.6.Kırtasiye, afiş, ofis donanımı, araç, malzeme, konuk ağırlama gibi giderlerin resmi belgeleri Muhasebe Tahakkuk Müdürlüğü’ne teslim edilir.

5.7.Kulüp/topluluklar konaklama, ulaşım, matbaa gibi toplu ödemeleri elden yapamazlar ödemeler Öğrenci Dekanlığı ön onayı ile Muhasebe ve Tahakkuk Müdürlüğü tarafından yapılır.

Denetim :

5.8.Muhasebe Tahakkuk Müdürlüğü tarafından görevlendirilen bir eleman tarafından yapılır. Muhasebe defterine kaydı tutulan tüm tahsilat ve ödemelerin belgelenmiş olması zorunludur. Muhasebe Tahakkuk Müdürlüğü’nden alınmış Tahsilat Makbuzlarının ve yapılan harcamaların karşılığı olan fatura ve makbuzların etkinlik sonrasında Muhasebe Tahakkuk Müdürlüğü’ne eksiksiz olarak sunulması gerekmektedir.

MADDE 6 : ÜYELİK

6.1.Tüm Bilkent Üniversitesi öğrencileri kulüp/topluluklara üye olabilirler.

6.2.Üyelikler, en az ,“üye “ve “etkin” üye olmak üzere 2’ye ayrılır. Kulüp/topluluğun etkin üye sayısı 10 kişiden az olamaz. Yanlızca etkin üyelerin seçme ve seçilme hakları vardır.

6.3.Kulüp/topluluklar, etkin üyelerin ve diğer özel üyeliklerin belirlenmesinde gözeteceği ölçütleri kendi iç tüzüklerinde belirtirler.

6.4.Bilkent Üniversitesi akademik ve idari personeli Genel Kurulun salt çoğunluğunun onayıyla kulüp/topluluğa fahri üye olabilir ve çalışmalara katılabilirler. Ancak seçme ve seçilme hakları yoktur.

6.5.Üniversite dışından gelen çalıştırıcı, eğitmen gibi görevli kişiler Rektörlüğün onayıyla çalıştırıcı/eğitmen olabilirler.

6.6.Herhangi bir disiplin cezası alan öğrenciler kulüp/topluluğun Yönetim Kurulu’nda görev alamazlar.

6.7.Kulüp/topluluklar yeni üye kabulü ve/veya çıkarılması durumunda en kısa sürede listelerini Öğrenci Konseyi’ne iletmek zorundadır.

6.8.Uzaklaştırma cezası alan öğrencilerin üyelikleri cezaları süresince dondurulur.

MADDE 7 : ORGANLAR ve SEÇİM

7.1 – Genel Kurul

a ) Genel Kurul, kulüp/topluluğun etkin üyelerinin katılımı ile oluşur. Yılda en az 1 kez toplanır Genel Kurulunun toplanabilmesi için etkin üyelerin salt çoğunluğunun olması ( etkin üyelerin toplam sayısının yarıdan 1 fazlası) gerekir.

b ) Genel Kurul, Yönetim Kurulu ile yedeklerini Akademik Yılın başlamasından itibaren 4. Haftanın sonuna kadar o yıl için seçer.

c ) Genel Kurulda karar almak, üyelikten çıkarmak, kulüp/topluluk tüzüğünde değişiklik yapmak, ancak etkin üyelerin salt çoğunluğuyla gerçekleşir.

d ) Olağanüstü Genel Kurul toplantısına etkin üyelerin salt çoğunluğunun imzası ile karar verilir.

e ) Genel Kurul toplantısında toplantı tutanağının tutulması zorunludur. Toplantı tutanaklarının toplantıdan sonra en geç 1 hafta içinde Öğrenci Konseyi’ne teslim edilmesi gerekir.

f ) Genel Kurul’un diğer görevlerini ve karar yöntemlerini her kulüp/topluluk kendi iç tüzüğünde belirtir.

7.2 – Yönetim Kurulu

a ) Yönetim Kurulu her akademik yıl başında Genel Kurul tarafından seçilen 1 başkan, 1 sayman ve kulüp/topluluğun kendi tüzüğünde belirttiği sayıda yönetim kurulu üyesinden olusur.

b ) Yönetim Kurulu çalışmaların en iyi şekilde yürütülmesinden, denetlenmesinden, yönergenin uygulanmasından, kulüp/topluluğun mali gelir ve giderlerinden, demirbaş eşyalardan kulüp üyelerine ve Öğrenci Konseyi’ne karşı sorumludur.

c ) Yönetim Kurulu kulüp/topluluğun verimli çalışabilmesi için gerekli organisazyon yapılanmasından sorumludur.

d ) Yönetim Kurulu kulüp/topluluğun Üniversite içinde ve dışındaki etkinlikleri ile dış haberleşme için Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu’nun iznini alır. Etkinlik, Öğrenci Dekanlığı’nın onayıyla işlerlik kazanır.

e ) Yönetim Kurulu, genel kurulda etkin üyelerin salt çoğunluğunun oylarıyla oluşturulur ve/veya görevden alınabilir.

MADDE 8 : BELGELER

Aşağıdaki belgelerin her kulüp/topluluk bünyesinde bulunması, geçmiş yıllara ait olanların saklanması ve istenildiğinde, kulüp/topluluk üyelerine Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu’na, Öğrenci Dekanlığı’na, Muhasebe Tahakkuk Müdürlüğü’ne ve Kulüpler Üst Kurulu’na gösterilmesi zorunludur.

8.1.Kulüp/topluluk Başvuru Formu

8.2.Üye Kayıt Dosyası : Bu dosyada üyelerin isimleri, telefon ve adres bilgileri, sınıf ve bölümleri bulunur. ( Ek: 1 Kulüp Üyelik Formu )

8.3.Genel Kurul toplantı tutanakları

8.4.İç Tüzük

8.5.Yıllık Etkinlik Programı : Akademik yıl içerisinde yapılması planlanan etkinlikleri ( varsa ayrıntılı bütçeleriyle birlikte ) içerir. Bu program her akademik yılın ilk dört haftası içinde Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu’na iletilmek zorundadır.

8.6.Tahsilat ve ödeme belgeleri : Muhasebe defterinde kaydı tutulan tüm tahsilat ve ödemelerin belgelenmiş olması zorunludur. Muhasebe Tahakkuk Müdürlüğü yetkilisinin denetimine eksiksiz olarak sunulur.

8.7.Üniversite tarafından kulüp/topluluğun kullanımına sunulmuş demirbaş eşyalar listesi : Bu listeyi Öğrenci Konseyi Sekreteryası hazırlar ve zimmet karşılığında, kulüp/topluluk başkanına teslim eder. Kulüp/topluluk başkanı eşyalardan Öğrenci Konseyi’ne ve Bilkent Üniversitesi’ne karşı sorumludur. Yeni satın alınan demirbaş eşyalar en geç 15 gün içinde Öğrenci Konseyi Sekreteryasına bildirilerek listeye eklenir. Kulüp/topluluk başkanı, akademik yıl sonunda üzerindeki zimmetli eşyayı Öğrenci Konseyi Sekreteryasına zimmet karşılığında vermek zorundadır.

MADDE 9 : CEZAİ HÜKÜMLER ve YAPTIRIMLAR

9.1.Kulüp/topluluğun kullanımına sunulmuş demirbaş eşyaların her öğretim yılı sonunda Öğrenci Konseyi Sekreteryasına tesliminde herhangi bir hasar ya da eksik tespit edilmesi halinde, hasarlı ya da eksik demirbaş eşyalar, kulüp/topluluk Yönetim Kurulu üyeleri tarafından tazmin edilecektir.

9.2.Mali denetim gerektiren her etkinlikten sonra Muhasebe Tahakkuk Müdürlüğü’nün yetkilisi tarafından yapılacak denetimler sonucunda kulüp/topluluk dosyasında karşılıkları belgelenmeyen tüm ödemeler; kulüp/topluluk Yönetim Kurulu tarafından tazmin edilecektir.

9.3.Yazılı olarak Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu ve Öğrenci Dekanlığı’na bildirilmemiş ve onay alınmadan Üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirilmiş kulüp/topluluk etkinliklerinin tesbit edilmesi halinde, izinsiz etkinlikte bulunan kulüb/topluluğun etkinliği o dönem için durdurulabilecek ya da Öğrenci Dekanlığı tarafından kulüp/topluluk kapatılabilecektir.

9.4.Madde 4.1’e ve 4. 2’ye aykırı hareket eden kulüp/topluluklar Öğrenci Dekanlığı tarafından kapatılır, ilgili öğrenci/öğrenciler hakkında gerekirse disiplin işlemi başlatılır.

9.5.Kulüp/toplulukların firmalarla yapacağı sponsorluk anlaşmaları Öğrenci Dekanı’nın onayından sonra işlerlik kazanır. Izinsiz/onaysız sponsorluk anlaşması yapan kulüp/topluluğun etkinliği o dönem için durdurulabilecek ya da Öğrenci Dekanlığı tarafından kapatılabilecektir.

MADDE 10 : YÜRÜRLÜK ve YÜRÜTME

Bu Yönerge …………… tarihinde yürürlüğe girmiş olup, Öğrenci Dekanı tarafından yürütülür.