PERSONEL


İLGİLİ FORMLAR

 

BAHAR ŞENLİĞİ 2017


 
 
 
 

ÖĞRENCİ KONSEYİ

SEÇİMLER VE SEÇİM TAKVİMİ

ÖĞRENCİ KULÜPLERİ

 

SOSYAL SORUMLULUK MERKEZİ

 

RADYO BİLKENT

 
 

 

BİLKENT ÜNİVERSİTESİ
ÖĞRENCİ KULÜP VE TOPLULUKLARI YÖNERGESİ

AMAÇ

Madde 1.
Bu yönerge, Bilkent Üniversitesi öğrencilerinin bilimsel, sosyal, kültürel, sportif ve sanatsal etkinliklerini gerçekleştirmek amacıyla oluşturacakları Öğrenci Kulüp ve Topluluklarının kuruluş, işleyiş ve denetimini düzenler.

TANIMLAR  

Madde 2.
Yönergede sözü edilen çeşitli birim ve görevlilerin tanımları aşağıda belirtilmektedir.

Madde 2.1.
Kulüp/Topluluk:
Madde 1.’de belirtilen amaca uygun şekilde kurulan öğrenci gruplarına Kulüp veya Topluluk denir. Bu Yönergede “Kulüp/Topluluk” şeklinde ifade edilecektir.

Madde 2.2.
Kulüp/Topluluklar Üst Kurulu: Kulüp/Toplulukların kuruluşu, işleyişi, değerlendirilmesi ve gerekli görüldüğü durumlarda faaliyetlerinin durdurulması, askıya alınması veya kapatılmasıyla ilgili kararları alan kurul aşağıda belirtilen 11 üyeden oluşur:

  • Öğrenci Dekanı (Kurul Başkanı),
  • Öğrenci Etkinlikleri Merkezi Koordinatörü (Kurul Sekreteri)
  • Öğrenci Etkinlikleri Merkezi tarafından görevlendirilen 2 Merkez mensubu,
  • Öğrenci Konseyi Başkanı,
  • Öğrenci Konseyi Yönetim Kurulu’ndan 2 temsilci,
  • Öğrenci Dekanı tarafından atanan 1 Akademik Danışman,
  • Kariyer Merkezi Temsilcisi,
  • Öğrenci Etkinlikleri Merkezi tarafından belirlenecek 1 Kulüp/Topluluk Temsilcisi,
  • Kulüp/Toplulukların kendi aralarından belirleyecekleri 1 Kulüp/Topluluk Temsilcisi

Bu kurul Yönergede “Üst Kurul” şeklinde ifade edilecektir.

Üst Kurul’un görev ve yetkileri aşağıda belirtilmektedir:

  1. Kulüp/Topluluk kuruluş başvurularını inceler ve nihai kararı verir.
  2. Kulüp/Toplulukları akademik yıl boyunca denetler.
  3. Başarılı Kulüp/Toplulukları ödüllendirir.
  4. Bu Yönergeyle belirlenmiş olan şartlarda Kulüp/Toplulukların faaliyetlerini geçici bir süre durdurur veya bir akademik yıl süresince askıya alır veya Kulüp/Topluluğu kapatır.

Üst Kurul bir takvim yılı içinde en az iki kez olağan olarak veya gerekli görülen durumlarda Öğrenci Dekanı veya İdari Mali İşler Rektör Yardımcısının çağrısıyla olağanüstü toplanır.

Üst Kurul’da alınacak kararlarda oyların eşitliği halinde Başkanın lehinde oy kullandığı seçenek kabul edilmiş sayılır. Bu durumda Kurul Başkanı çekimser oy kullanamaz.

Madde 2.3.
Öğrenci Etkinlikleri Merkezi Koordinatörü: Kulüp/Toplulukların çalışmalarında rehberlik yapar ve Öğrenci Dekanı ile eş güdümü sağlar.

Madde 2.4.
Kulüp/Topluluk Danışmanı: Kulüp/Toplulukların çalışmalarında, bilgi ve deneyimiyle katkıda bulunan akademik veya idari personele Kulüp/Topluluk Danışmanı adı verilir.

Madde 2.5.
Sınamalı Kulüp/Topluluk: Üst Kurul tarafından faaliyetlerine şartlı olarak devam etmesine karar verilmiş olan Kulüp/Topluluğa “Sınamalı Kulüp/Topluluk” denir.

Madde 2.6.
Askıya Alınmış Kulüp/Topluluk: Üst Kurul tarafından faaliyetine ara verme kararı alınmış olan Kulüp/Topluluğa “Askıya Alınmış Kulüp/Topluluk” denir.

YENİ KULÜP/TOPLULUK KURULUŞU

Madde 3.
Kulüp/Toplulukların kuruluşuyla ilgili hususlar aşağıda belirtilmektedir:

Madde 3.1.
Kuruluş Başvurusu:
Bir Kulüp/Topluluk kurulabilmesi için Madde 6.’da belirtilen üyelik koşullarına uygun en az 10 öğrencinin kurucu üye olarak Üst Kurul’a başvurması gereklidir. Başvuruda Kulüp/Topluluk Kuruluş Başvuru Formu, ilk yıl için öngörülen etkinliklerin takvimi ve bütçe taslağı da yer alır. Her Kulüp/Topluluk Üniversite Akademik veya İdari Personeli arasından en az bir kişiyi Kulüp/Topluluk Danışmanı olarak belirler, bu ismi Kuruluş Başvuru Formunda belirtir ve kendisinden Danışmanlığı kabul ettiğine dair ve imzasını taşıyan bir yazıyı başvuru dosyasına koyar. Her Kulüp/Topluluk için önerilen Türkçe ve İngilizce isim önerileri Başvuru Formunda yer alır. Üst Kurul Sekreteri başvuruyu inceler ve belgelerin eksiksiz olması durumunda karar alınması amacıyla Üst Kurul’a getirir.

Madde 3.2.
Kuruluş Başvurusu Takvimi: Kulüp/Topluluk kuruluş başvuruları her akademik yılın son gününden dört hafta öncesinde tamamlanır. Başvuru takvimi, Üst Kurul Sekreteri tarafından Üniversite genelinde tüm öğrencilere duyurulur.

Madde 3.3.
Kuruluş Kararı: Kuruluş başvurusu yapan yeni Kulüp/Toplulukların durumu Üst Kurul toplantısında değerlendirilir. Toplantıda, Üst Kurul Sekreteri başvurular hakkında bilgi sunar ve görüş belirtir. Öğrenci Konseyi Yönetim Kurulu da kuruluş başvurusu yapan Kulüp/Topluluklar hakkında hazırladığı raporu toplantıda Üst Kurul üyeleriyle paylaşır. Kuruluş kararları Üst Kurulda yapılan oylama sonucu kesinlik kazanır. Kulüp/Topluluk için önerilen Türkçe ve İngilizce isimler konusunda nihai karar da Üst Kurul tarafından verilir.

Üst Kurul yaptığı görüşme sonucunda başvuru yapan bir Kulüp/Topluluk için eksik hususlar tespit eder ve/ya bazı değişiklikler önerme kararı alırsa, Üst Kurul Sekreteri kurucu üyelere konuyla ilgili bilgi verir ve değişiklikler için on beş gün süre tanır. Bu süre sonunda gelişmelerle ilgili olarak Üst Kurul Sekreteri, Üst Kurul üyelerine bilgi verir ve gerektiği takdirde Üst Kurul’un toplanmasını sağlar.

Madde 3.4.
Özel Amaçlı Kulüp/Topluluklar: Özel amaçlı (spor, vb.) Kulüp/Topluluk kuruluşu başvurularında, Üst Kurul Sekreteri ilgili uzman ve birimlerden görüş alır ve durumla ilgili Üst Kurul’a bilgi verir.

Madde 3.5.
Benzer Uğraş Alanları ve Amaçları Olan Kulüp/Topluluklar: Kuruluş başvurusu yapılan bir Kulüp/Topluluğun uğraş alanı ve amaçları, mevcut bir Kulüp/Topluluk ile aynı veya benzer ise, Üst Kurul Sekreteri durumu kurucu üyelere bildirir. Kurucu üyeler başvurularında ısrar ederlerse, başvuru Üst Kurul tarafından karara bağlanır.

Aynı veya benzer alanlarda kurulması önerilen Kulüp/Topluluklar var ise, bunların ortak bir Kulüp/Topluluk kurmaları hususunda Üst Kurul Sekreteri kurucu üyelerle görüşür. Kurucu üyeler başvurularında ısrar ederlerse, başvuru Üst Kurul tarafından karara bağlanır.

Bu Yönergenin yürürlüğe girdiği tarihte mevcut Kulüp/Topluluklar arasında benzer uğraş alanlarında faaliyet gösteren ve benzer amaçları olan Kulüp/Topluluklar Üst Kurul’un ilk toplantısında değerlendirilir ve gerekli görüldüğü takdirde birleştirilir.

Madde 3.6.
Kulüp/Topluluk Kuruluş Genel Kurulu: Üst Kurul tarafından kuruluşu onaylanan ve yazılı olarak kurucu üyelere bildirilen yeni Kulüp/Topluluk Kuruluş Genel Kurulu yapar. Kuruluş Genel Kurulu ile ilgili hususlar Madde 7.1’de belirtilmektedir.

KULÜP/TOPLULUKLARIN FAALİYETLERİNE TAKİP EDEN AKADEMİK YILDA DEVAMI  

Madde 4.
Akademik yıl sonunda toplanan Üst Kurul, tüm Kulüp/Toplulukların genel bir değerlendirmesini yapar ve aşağıda belirtilen kararları alır.

Bu Yönergede belirtilen hususlara aykırı veya kuruluş amaç ve hedeflerinin dışında faaliyet gösterdiği tespit edilen; ayrıca, Üniversite’nin genel ilke ve kurallarını benimsememekte ısrar eden Kulüp/Topluluklar kapatılır.

Bir akademik yıl süresince aşağıdaki şartları yerine getirmiş olan Kulüp/Topluluklar takip eden akademik yılda varlıklarını devam ettirirler.

  • Kuruluş amaç ve hedeflerine uygun en az üç etkinlik düzenlemiş olmak.
  • Uluslararası öğrencilere yönelik çalışma yapmış olmak.
  • En az dört Yönetim Kurulu toplantısı yapmış olmak.
  • Üye sayısı en az 10 olmak.
  • Madde 13. uyarınca bir ceza almış olmamak.

Bu şartları yerine getirmeyen Kulüp/Toplulukların durumu Üst Kurul tarafından görüşülür. Yapılan değerlendirme sonucunda Kulüp/Topluluğun takip eden akademik yılda varlığını “Sınamalı Kulüp/Topluluk” statüsünde devam ettirmesine veya faaliyetlerinin bir akademik yıl süresince askıya alınmasına karar verilebilir.

Aralıksız üç yıl süresince askıda kalan Kulüp/Topluluk Üst Kurul tarafından kapatılır.

Üst Kurul tarafından faaliyetlerine takip eden akademik yılda devam etmesi kararlaştırılan Kulüp/Toplulukların, akademik yılın başlangıç tarihini (derslerin başladığı ilk gün) takiben dört hafta içinde Genel Kurullarını tamamlamış olmaları ve aşağıda belirtilen belgelerle birlikte Üst Kurul Sekreteri’ne başvurmaları gerekir:

  1. Genel Kurul Tutanağı,
  2. Mevcut Üye Listesi,
  3. Seçilen yeni Yönetim Kurulu Listesi,
  4. Yeni faaliyet dönemi (akademik yıl) için Bütçe Taslağı,
  5. Önceki yılın Etkinlik Raporu,
  6. Yeni faaliyet dönemi (akademik yıl) için ön görülen Etkinlik Takvimi.

Akademik yılın başlangıç tarihini (derslerin başladığı ilk gün) takiben dört hafta içinde bu işlemleri tamamlamayan Kulüp/Toplulukların kapatılması, Üst Kurul Sekreteri tarafından Üst Kurul’a önerilir.

KULÜP/TOPLULUK ETKİNLİKLERİNDE GENEL KURALLAR 

Madde 5.
Kulüp/Toplulukların etkinlikleriyle ilgili genel hususlar aşağıda belirtilmektedir. Her durumda, Kulüp/Toplulukların Üniversite’nin genel ilke ve kurallarına riayet etmeleri temel esastır.

Madde 5.1.
Kulüp/Topluluklar, Anayasa’da ifade edilen devletin ve milletin bölünmez bütünlüğüne, hukuk devleti ilkesine, temel hak ve özgürlüklere, laikliğe, yasalara aykırı tutum, davranış ve etkinliklerde bulunamazlar.

Madde 5.2.
Kulüp/Topluluklar, geçerli olan yasalara, Yükseköğretim Kurulu Öğrenci Disiplin Yönetmeliği’ne aykırı, Üniversitenin akademik ortamına uygun düşmeyen veya Üniversite’nin kamuoyunda yanlış tanınmasına yol açması muhtemel etkinliklerde bulunamazlar.

Madde 5.3.
Kulüp/Topluluk üyeleri, maddi çıkar sağlayan etkinliklerde bulunamazlar.

Madde 5.4.
Kulüp/Topluluklar, kendi organizasyonları olmadıkça, firmaların ticari organizasyonlarının Üniversitede tanıtımlarına aracı olamazlar.

Madde 5.5.
Kulüp/Topluluklar, kuruluş amaç ve hedefleri doğrultusunda özel beceri gerektiren etkinliklerde bulunabilir ve üyelerinin sözü geçen becerilere sahip olmaları konusunda eğitici ve geliştirici çalışmalarda bulunurlar.

Madde 5.6.
Kulüp/Topluluklar, çalışmalarının bir bölümünü uluslararası öğrencilerin de katılımını sağlamak üzere İngilizce olarak yapmak zorundadırlar.

Madde 5.7.
Kulüp/Topluluklar, kuruluş amaç ve hedefleri dışında kalan konularda etkinlikler yapamazlar.

Madde 5.8.
Kulüp/Topluluklar, akademik yıl başında Üst Kurul Sekreteri’ne sundukları etkinlik takvimine sadık kalmakla yükümlüdürler.

Madde 5.9.
Kulüp/Toplulukların etkinlik başvurularında Öğrenci Etkinlikleri Merkezi gerekli duyduğu durumlarda ilgili Kulüp/Topluluk Danışmanından görüş isteyebilir. Danışmandan olumsuz görüş gelmesi halinde bu durumu gerekçeleriyle Öğrenci Dekanına bildirir.

Madde 5.10.
Kulüp/Topluluklar, etkinliklerini duyurma konusunda Öğrenci Dekanlığı tarafından belirlenmiş ve ilan edilmiş kurallara uyarlar.

Madde 5.11.
Kulüp/Topluluklar GE250 ve GE251 derslerinin kapsamında olmasını arzu ettikleri etkinliklerini Öğrenci Etkinlikleri Merkezi’ne bildirirler ve bu derslerle ilgili ilan edilmiş kurallar çerçevesinde işlem yaparlar.

KULÜP/TOPLULUKLARA ÜYELİK    

Madde 6.
Bilkent Üniversitesi öğrencileri, istedikleri her Kulüp/Topluluğa üye olma hakkına sahiptir.

Madde 6.1.
Üyelik başvurusu: Başvuru, Kulüp/Topluluk Yönetim Kuruluna yapılır ve Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu tarafından Üye Defterine işlenir.

Madde 6.2.
Üye Sayısı:
Bir Kulüp/Topluluğun üye sayısı 10’dan az olamaz. Bu sayının altına düştüğü tespit edilen Kulüp/Topluluklar, Üst Kurul Sekreteri tarafından yazıyla uyarılır.

Madde 6.3.
Etkin Üyelik: Bir Kulüp/Topluluk, gerekli gördüğü takdirde, kuruluş amaç ve hedefleri doğrultusunda özel üyelik tanımına ve bunun için belirlemiş olduğu özel şartlara kendi İç Tüzüğü’nde yer verebilir ve bu şartları yerine getiren üyelere “Etkin Üye” adı verir.

Madde 6.4.
Fahri Üyelik: Bir Kulüp/Topluluğun İç Tüzüğü’nde belirtilmiş ve kuruluş amaç ve hedefleri doğrultusunda, Üniversite akademik ve idari personeli Yönetim Kurulu kararı ve  Genel Kurul onayı ile “Fahri Üye” yapılabilir.

Madde 6.5.
Üyelerin Seçme ve Seçilme Hakkı:
İç Tüzükte aksi belirtilmediği takdirde tüm üyelerin seçme ve seçilme hakkı vardır.

Kulüp/Topluluklar, kuruluş amaç ve hedefleri doğrultusunda İç Tüzüklerinde Etkin Üye tanımı yapmışlarsa ve sadece bu üyelerin seçme ve seçilme hakkına sahip olduklarını yine İç Tüzükte belirtmişlerse, Genel Kurul’da yapılacak seçimlere yalnızca Etkin Üyeler katılabilir ve Kulüp/Topluluk yönetimine aday olabilirler. Bu durumda, diğer üyelerin de Genel Kurul’a katılmaları ve görüş belirtmeleri mümkündür; ancak, oy kullanamazlar. Fahri Üyelerin seçme ve seçilme hakları yoktur.

Yönetim Kurulu’na adaylık için şartlar Madde 8.9’da belirtilmektedir.

Madde 6.6.
Disiplin Cezaları:
Yükseköğretim Kurulu Öğrenci Disiplin Yönetmeliği uyarınca “Uzaklaştırma” cezası alan öğrencilerin Kulüp/Topluluklardaki üyelikleri, cezanın geçerli olduğu sürece dondurulur. Bu öğrenciler Kulüp/Toplulukların etkinliklerine katılamazlar.

Madde 6.7.
Kulüp/Topluluk Üyeliğinin Sona Ermesi:
Öğrenciler bir Kulüp/Topluluğun üyeliğinden ayrılmak istemeleri durumunda ilgili Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu’na bu isteklerini yazılı olarak bildirirler. Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu üyeliğin sona erdiğini başvuru yapan öğrenciye yazılı olarak bildirir.

Madde 6.8.
Etkin
Üyeliğin Sona Ermesi: Kulüp/Topluluk İç Tüzüğünde belirtilmiş olan özel şartları artık yerine getirmediği belirlenen Etkin Üyelerin bu sıfatı, Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu tarafından kaldırılır ve durum Üye Defteri’nde belirtilir.

Madde 6.9.
Üyelik Listesi: Kulüp/Topluluklar Üye ve Etkin Üye Listelerini, her akademik yarıyılın başladığı tarihi (derslerin başladığı gün) takip eden iki hafta içinde Üst Kurul Sekreterine teslim ederler.

GENEL KURUL  

Madde 7.
Her Kulüp/Topluluk her yıl en az bir kez Genel Kurul yapmak zorundadır. Genel Kurul ile ilgili hususlar aşağıda belirtilmektedir:

Madde 7.1.
Kuruluş Genel Kurulu:
Üst Kurul tarafından kuruluşu onaylanan ve yazılı olarak kurucu üyelere bildirilen yeni Kulüp/Topluluk, en geç akademik yılın başlangıç tarihini (derslerin başladığı ilk gün) takip eden iki  hafta içinde Kuruluş Genel Kurulu yapar. Kuruluş Genel Kurulu’nda yapılan seçimlerle belirlenen Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu, Kulüp İç Tüzüğünü hazırlayarak en geç iki hafta içinde Üst Kurul Sekreteri’ne getirir. Akademik yılın başlangıç tarihini (derslerin başladığı ilk gün) takiben dört hafta içinde bu işlemleri tamamlamayan Kulüp/Toplulukların kuruluş kararı iptal edilir. Bu maddede yer almayan Genel Kurul ile ilgili hususlarda bu Yönergenin diğer maddeleri geçerlidir.

Madde 7.2.
Olağan Genel Kurul:
Üst Kurul tarafından faaliyetlerine bir sonraki akademik yılda da devam etme kararı alınan Kulüp/Topluluklar, en geç akademik yılın başlangıç tarihini (derslerin başladığı ilk gün) takip eden dört hafta içinde Olağan Genel Kurul yaparlar.

Madde 7.3.
Olağanüstü Genel Kurul:
Yönetim Kurulu gerekli gördüğü durumlarda Olağanüstü Genel Kurul kararı alabilir. Ayrıca, Kulüp/Topluluk üyelerinin toplam sayısının yüzde yirmisinin yazılı olarak başvurmaları durumunda Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu Olağanüstü Genel Kurul kararı almak zorundadır.

Kulüp/Topluluklar, kuruluş amaç ve hedefleri doğrultusunda İç Tüzüklerinde Etkin Üye tanımı yapmışlarsa ve sadece bu üyelerin seçme ve seçilme hakkına sahip olduklarını yine İç Tüzükte belirtmişlerse, Kulüp/Topluluğun toplam Etkin Üye sayısının yüzde yirmisinin yazılı olarak başvurmaları durumunda Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu Olağanüstü Genel Kurul kararı almak zorundadır.

Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu bu başvuruyu takiben iki hafta içinde Olağanüstü Genel Kurul kararı almazsa, başvuru sahibi üyeler Üst Kurul’a taleplerini yazılı olarak iletirler. Üst Kurul başvuruyu  değerlendirir ve yerinde bulduğu durumlarda Kulüp/Topluluğun Olağanüstü Genel Kurul yapmasına karar verebilir.

Madde 7.4.
Genel Kurulun Görevleri: Genel Kurulun görevleri aşağıda belirtilmiştir:

  1. Yönetim ve Denetleme Kurullarını seçmek,
  2. Yönetim Kurulunun çalışmalarını değerlendirmek ve ibra etmek,
  3. İç Tüzüğü hazırlamak, İç Tüzükte değişiklik yapmak,
  4. Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan etkinlik programını görüşmek ve onaylamak,
  5. Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan bütçeyi görüşmek ve onaylamak,
  6. Kulüp/Topluluğun kapatılmasına karar vermek. Bu karar için, Kulüp/Topluluğa kayıtlı tüm üyelerin dörtte üçünün oyu gereklidir.

Bu maddede yer almayan görevlere, gerekli gördükleri takdirde Kulüp/Topluluklar İç Tüzüklerinde yer verebilirler; ancak, bunlar Yönerge maddelerine aykırı olamazlar.

Madde 7.5.
Genel Kurul Çağrısı: Genel Kurul için tarih ve yeri Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu belirler ve belirlenen Genel Kurul tarihinden en geç bir hafta önce üyelere elektronik posta aracılığıyla duyurur. Bu çağrının aynı zamanda Üst Kurul Sekreterine de iletilmesi zorunludur. Kuruluş Genel Kurulu için çağrıyı ise kurucu üyeler yaparlar.

Madde 7.6.
Genel Kurul Üyeliği: Kulüp/Topluluğun üye kayıtlarında yer alan her üye, Genel Kurul üyesidir ve Genel Kurul’a katılma hakkına sahiptir. Kulüp/Topluluk İç Tüzüğünde aksine hüküm yer almadıkça her üye bir oy hakkına sahiptir. Üyeler oylarını bizzat kullanırlar, vekaletle oy kullanmak mümkün değildir.

Madde 7.7.
Etkin Üyelerin Genel Kurul Üyeliği: Bir Kulüp/Topluluk İç Tüzüğünde Etkin Üye tanımı yapmış ve yalnızca bu üyelerin seçme ve seçilme hakkı olduğunu belirtmişse, Genel Kurul’da oylamalara sadece Etkin Üyeler katılabilir ve yönetime aday olabilirler. Diğer üyeler, Genel Kurul’a gözlemci olarak katılırlar.

Madde 7.8.
Genel Kurulun Toplanma Yeter Sayısı: Kulüp/Topluluk Genel Kurulunun toplanabilmesi için kayıtlı üyelerin toplam sayısının yarısından fazlasının Genel Kurul için ilan edilen tarih ve saatte belirlenmiş yerde hazır bulunması gerekir.

Genel Kurul üyelerinin isimlerinin yer aldığı liste, Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu tarafından hazırlanarak Genel Kurul yapılacak salonda hazır bulundurulur ve katılan üyeler tarafından imzalanır. Bu listenin muhafazası, Yönetim Kurulu’nun sorumluluğundadır. Genel Kurulun, bu maddede belirtilen toplanma yeter sayısının sağlanamaması nedeniyle toplanamaması halinde, otomatik olarak bir hafta sonra tekrar toplanma kararı alınmış olur. Durum Yönetim Kurulu tarafından üyelere bir kez daha elektronik posta ile duyurulur. İkinci kez de toplanamama durumunda Kulüp/Topluluğun faaliyetleri akademik yıl sonuna kadar durdurulur ve hakkında nihai karar akademik yıl sonunda yapılacak Üst Kurul toplantısında verilir.

Madde 7.9.
Divan Kurulu: Toplanma yeter sayısının mevcut olduğunun tespitinden sonra, Yönetim Kurulu Başkanı veya görevlendirdiği bir üye tarafından Genel Kurul’un açıldığı ilan edilir. Ardından, Genel Kurulu yönetmek üzere Divan Kurulu oluşturulur. Divan Kurulu, bir başkan ve iki yazman üyeden oluşur. Genel Kurul’da hazır bulunan üyeler kendileri aday olabilecekleri gibi, aday da gösterilebilirler. Divan Kurulu seçimleri açık oyla yapılır. Divan Kurulu, Genel Kurulun düzeninden sorumludur ve Genel Kurul tutanağını düzenler ve imzaladıktan sonra Yönetim Kurulu’na teslim eder.

Madde 7.10.
Genel Kurulda Karar Alma Çoğunluğu: Genel Kurul’da karar alınabilmesi için ve seçimlerde seçilme için, Genel Kurul’a katılan üyelerin yarısından fazlasının oyunu almak yeterlidir. Kulüp/Topluluk İç Tüzüğü’nde Etkin Üye tanımı yapılmış ve yalnızca bu üyelerin seçme ve seçilme hakkı olduğunu belirtilmişse, Genel Kurul’da kararlar hazır bulunan Etkin Üyelerin toplam sayısının yarısından fazlasıyla alınır ve seçimlerde de aynı çoğunluk şartı aranır.

YÖNETİM KURULU       

Madde 8.
Yönetim Kurulu, Kulüp/Topluluğun icra organıdır. Yönetim Kurulu ile ilgili hususlar aşağıda belirtilmektedir:

Madde 8.1.
Yönetim Kurulunun Görevleri: Yönetim Kurulunun görevleri aşağıda belirtilmiştir:

  1. Kulüp/Topluluğun belirlenmiş olan amaç ve hedeflerine uygun etkinlikler düzenlemek ve gerekli gördüğü çalışmaları yapmak,
  2. Üyeleri arasında arkadaşlık bağları tesis etmek için gerekli gayreti göstermek ve bu yönde faaliyetler düzenlemek,
  3. Yönergenin uygulanmasında azami dikkati göstermek,
  4. Üyelikle ilgili tüm işleri yapmak, ilgili kayıtları tutmak,
  5. İç Tüzük hazırlamak,
  6. Etkinlik programını hazırlamak,
  7. Bütçeyi hazırlamak,
  8. Mali konularla ilgili kayıtları tutmak.

Bu maddede yer almayan görevlere, gerekli gördükleri takdirde Kulüp/Topluluklar İç Tüzüklerinde yer verebilirler; ancak, bunlar Yönerge maddelerine aykırı olamazlar.

Madde 8.2.
Yönetim Kurulunun Sorumlulukları:
Yönetim Kurulu, işleyiş açısından Kulüp/Topluluk üyelerine, mali açıdan ise Öğrenci Dekanlığına karşı sorumludur.

Madde 8.3.
Yönetim Kurulu Üye Sayısı:
Bir Kulüp/Topluluğun Yönetim Kurulu en az 3 en fazla 7 üyeden oluşur ve bu sayı İç Tüzükte net bir şekilde belirtilir. Başkan, Sekreter ve Sayman dışındaki görevlerin tanımı İç Tüzükte yer alır.

Madde 8.4.
Yönetim Kurulu Başkanı:
Yönetim Kurulu’na başkanlık eder ve Kulüp/Topluluğu temsil eder. Tüm mali işlemler için Sayman ile ortak imza yetkisine sahiptir.

Madde 8.5.
Sekreter: Kulüp/Topluluğun, bu Yönergede belirtilen defterlerini tutar, Yönetim Kurulu karar tutanaklarını hazırlar, üyelere Genel Kurul çağrılarını yapar, Yönetim Kurulu toplantı çağrılarını üyelere iletir ve eğer varsa İç Tüzükte belirtilen görevleri yerine getirir.

Madde 8.6.
Sayman:
Kulüp/Topluluğun mali konulardaki kayıtlarını tutar, bütçeyi hazırlar, akademik yıl sonunda mali raporu hazırlar ve Yönetim Kurulu’na sunar, tüm mali işlemler için Başkan ile ortak imza yetkisine sahiptir ve eğer varsa İç Tüzükte belirtilen diğer görevleri yerine getirir.

Madde 8.7.
Diğer Yönetim Kurulu Üyelikleri:
Üye sayısı 3’ten fazla olan Kulüp/Topluluklarda bu üyeliklerin tanımı ve görev ile yetkileri İç Tüzükte belirtilir.

Madde 8.8.
Yönetim Kurulu Üyelik Süresi:
Yönetim Kurulu üyeliği süresi bir akademik yıldır.

Madde 8.9.
Yönetim Kurulu Üyeliğine Adaylık Şartları:
Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu üyeliğine aday olabilmek için aşağıda belirtilen şartlar aranır:

  1. YÖK Disiplin Yönetmeliği uyarınca herhangi bir ceza almış olmamak,
  2. Başvurunun yapıldığı tarihte Genel Not Ortalaması en az 2.00 olmak.

Madde 8.10.
Yönetim Kurulu Üyeliğine Adaylık Başvurusu:
Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu üyeliğine başvuru, ilan edilen Genel Kurul tarihinden en geç bir hafta öncesine kadar Kulüp/Topluluk Yönetim Kurulu’na yapılır. Başvuruları alan Yönetim Kurulu adayların isimlerini tüm üyelere Genel Kurul’dan önce elektronik posta ile duyurur.

Madde 8.11.
Yönetim Kurulu Üyelikleri Seçimi: Seçimler kapalı oy usulüne göre yapılır. Yönetim Kurulu, ilan ettiği adayların isimlerinin soyadı sırasına göre yer aldığı oy pusulalarını hazırlar. Genel Kurula katılan üyelerin her birine imza karşılığı verir. Genel Kurulda oy kullanan üyeler, oy pusulasında yer alanlar arasından en az bir en fazla Yönetim Kurulu üye sayısı kadar olmak üzere adayı işaretlerler. Hiç bir adayın işaretlenmediği veya Yönetim Kurulu üye sayısından fazla adayın işaretlendiği veya pusulada belirtilmeyen başka bir ismin yazıldığı oylar geçersiz sayılır. Oyların sayımı Genel Kurul’da açık şekilde yapılır. Seçilebilmek için kullanılan ve geçerli oyların yarısından fazlasını almak gerekir. Yapılan ilk seçimde, Yönetim Kurulu üyelikleri için yeterli sayıda adayın bu şartı yerine getirememesi durumunda, açık kalan üyelikler için ikinci tur seçim yapılır ve gerekli durumlarda turlara devam edilir.

Madde 8.12.
Yönetim Kurulu Yedek Üyeleri:
Yapılan seçimlerde, Yönetim Kurulu üyeliğine seçilemeyen adaylar, Yedek Üye listesinde aldıkları oy sayısına göre sıralanır ve Yönetim Kurulu üyeliklerinde boşalma olduğu takdirde göreve çağrılır.

Madde 8.13.
Tekrar Seçilme:
Kulüp/Topluluklarda Yönetim Kurulu üyeliği en fazla iki dönem yapılabilir.

Madde 8.14.
Yönetim Kurulu Üyeliğinin Boşalması:
İstifa veya diğer başka nedenlerle bir Yönetim Kurulu üyeliğinin boşalması durumunda, Yedek Üye Listesinde ilk sırada yer alan üye Yönetim Kurulu’na davet edilir. Bu durumda Yönetim Kurulu kendi içinde tekrar görev dağılımı yapar.

DENETLEME KURULU      

Madde 9.
Denetleme Kurulu, Kulüp/Topluluğun faaliyetlerini denetlemekten sorumlu organdır. Denetleme Kurulu ile ilgili hususlar aşağıda belirtilmektedir.

Madde 9.1.
Denetleme Kurulunun Görevleri:
Denetleme Kurulu, Yönetim Kurulunun akademik yıl süresince yaptığı etkinlikleri ve çalışmaları değerlendirir ve iki nüsha olarak hazırladığı raporu Yönetim Kuruluna ve Üst Kurula sunar.

Madde 9.2.
Denetleme Kurulu Üyeleri ve Seçimi:
Denetleme Kurulu bir başkan ve iki üyeden oluşur. Seçim, Genel Kurul’da yapılır. Üyeler kendileri aday olabilecekleri gibi, aday da gösterilebilirler. Seçim açık oyla yapılabilir ve seçilen üyeler kendi aralarında Başkanı belirler.

KAYIT DEFTERLERİ      

Madde 10.
Kulüp/Topluluklar, Yönetim Kurulları aracılığıyla, üç adet kayıt defteri tutmakla yükümlüdürler. Bu defterler aşağıda belirtilmektedir.

  1. Üye Kayıt Defteri: Kulüp/Topluluğun üyeleriyle ilgili bilgilerin işlendiği defterdir.
  2. Yönetim Kurulu Karar Defteri: Yönetim Kurulu kararlarının işlendiği defterdir.
  3. Gelir-Gider Defteri: Kulüp/Topluluğun tüm gelir ve giderlerinin işlendiği defterdir.

Kulüp/Topluluğun üzerine işlenmiş demirbaş mevcut ise bunlarla ilgili kayıtlar da Yönetim Kurulu Karar Defterine işlenir.

MALİ HUSUSLAR        

Madde 11.
Kulüp/Toplulukların gelir ve giderleriyle ilgili hususlar aşağıda belirtilmektedir.

Madde 11.1.
Bütçe:
Her Kulüp/Topluluk, Yönetim Kurulu tarafından hazırlanmış olan yıllık bütçe önerisini Kulüp/Topluluk Genel Kurulunun onayına sunar ve ardından Üst Kurul Sekreteri’ne teslim eder. Kulüp/Topluluklardan gelen bütçe önerileri Öğrenci Dekanlığı tarafından değerlendirilir ve bir tasarı halinde Üst Kurul’a sunulur. Üst Kurul’da yapılan görüşme sonucu hazırlanan Kulüp/Topluluklar Genel Bütçe Teklifi, İdari Mali İşler Rektör Yardımcılığının onayına sunulur ve bu makamın onaydan sonra geçerlik kazanır.

Madde 11.2.
Kulüp/Topluluklara Yıllık Bütçe Tahsisleri:
Kulüp/Topluluklara, yıllık işleyişleri için bir bütçe tahsisi yapılır. Bunun dışında Kulüp/Topluluklar, etkinlik projeleri hazırlayıp yeni bütçe talebinde bulunabilirler.

Madde 11.3.
Gelirler:
Kulüp/Toplulukların gelirleri, Üniversite tarafından Öğrenci Dekanlığı aracılığıyla kendilerine tahsis edilen bütçe, kendi girişimleriyle temin ettikleri sponsorluklar ve düzenledikleri etkinlikler için etkinliklerine katılanlardan sağladıkları katılım ücretlerinden oluşur. Üyelerden aidat veya başka isimler altında benzer ödenti alamazlar.

Madde 11.4.
Giderler:
Kulüp/Toplulukların giderleri, işleyiş giderleri (kırtasiye, ofis donanımı, genel kurul ve yönetim kurulu toplantı harcamaları, vb.) ve etkinlik giderlerinden (ulaşım, konaklama, konuk ağırlama, afiş, el ilanı, üniversite personeli fazla mesai ücreti ve gerekli diğer ihtiyaç harcamaları, üniversitenin diğer birimlerinden alınacak hizmet giderleri, vb.) oluşur.

Madde 11.5.
Sponsorluklar:
Kulüp/Topluluklar, Üniversite tarafından belirlenmiş şart ve standartlar dahilinde, Üniversite dışından kurum ve kuruluşlarla sponsorluk sözleşmesi yapabilirler. Hazırlanan sözleşmeler, Öğrenci Etkinlikleri Merkezi tarafından incelenir. Merkez gerekli gördüğü durumlarda Üniversitenin Hukuk Müşavirliği’nden görüş isteyebilir. İki nüsha halinde hazırlanan sözleşme, Kulüp/Topluluk Başkanı, sponsor kurum veya kuruluştan yetkili bir kişi ve Öğrenci Dekanı tarafından imzalandıktan sonra yürürlüğe girer.

Madde 11.6.
Sponsorluk Gelirleri:
Bir Kulüp/Topluluk ile bir kurum veya kuruluş arasında imzalanan sponsorluk sözleşmesinde belirtilen tutar Katma Değer Vergisini de içerir ve ilgili kurum veya kuruluş tarafından, Kulüp/Topluluklar Sponsorluk Ortak hesabına yatırılır. KDV’nin düşülmesinden sonra kalan tutarın yüzde onluk kısmı Kulüp/Topluluklar Ortak Havuz Hesabına devredilir. Kalan tutar, ilgili Kulüp/Topluluğun bütçesine eklenir. Sponsorluk gelirlerinin, söz konusu etkinlik dışında veya amacına uygun olmayacak şekilde kullanılamaz.

Madde 11.7.
Etkinlik Gelir ve Giderleri:
Kulüp/Topluluklar, yapmayı planladıkları her türlü etkinliğin tahmini bütçesini hazırlayıp, etkinlik başvurusunda belirtirler. Etkinlik için yapılacak her türlü harcamaya ve etkinlik nedeniyle sağlanacak tüm gelirlere, sponsorluk gelirleri de dahil olmak üzere,  bu tahmini bütçede yer verirler.

Kulüp/Topluluklar, kendilerine tahsis edilmiş yıllık bütçelerinin dışında yeni bütçe talebinde bulunabilirler. Yeni bütçe talebi, etkinliğin niteliği, Kulüp/Topluluk üyelerinin bu etkinlikten yararlanma olanakları, Kulüp/Topluluk dışı öğrencilere açık olup olmama durumu, uluslararası öğrencilere açık olup olmaması, sponsorluk alınıp alınmadığı ve benzer kıstaslar göz önünde bulundurularak Öğrenci Dekanlığı tarafından kararlaştırılır.

Bir etkinlik kapsamında Üniversite dışından alınacak tüm hizmetler için en azından iki teklif alınması, bu tekliflerin tahmini bütçeye eklenmesi ve yapılan tercihin belirtilmesi gerekir. Etkinlik için katılım ücreti alınması düşünülüyorsa, bu da etkinlik başvurusunda yer alır.

Gelir ve giderlerle ilgili her türlü işlem, Öğrenci Etkinlikleri Merkezi’nin, Kulüp/Topluluk tarafından ibraz edilen belgeleri incelemesinden sonra Öğrenci Dekanının onayını takiben İdari ve Mali İşler Rektör Yardımcılığı’nın Muhasebe Tahakkuk Müdürlüğü’ne  verdiği talimat ile yapılır. Kulüp/Topluluklar bu belgeleri beş yıl süreyle muhafaza etmek zorundadırlar.

Madde 11.8.
Denetim:
Kulüp/Topluluklar, Öğrenci Dekanlığı tarafından gerekli görüldüğü durumlarda mali işlemler ve kayıtlar açısından denetlenebilir. İdari ve Mali İşler Rektör Yardımcılığı da Muhasebe Tahakkuk Müdürlüğü aracılığıyla dönemsel denetimler yaptırabilir.

BELGELER     

Madde 12.
Kulüp/Toplulukların işleyişi ve düzenleyecekleri etkinlikler ile ilgili belgeler aşağıda belirtilmektedir:

Madde 12.1.
Kayıt Defterleri:
Madde 10’da belirtilen Üye Kayıt Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri ve Gelir-Gider Defteridir.

Madde 12.2.
Başvuru Formu:
Kulüp/Topluluk kuruluşu için doldurulması gereken formdur.

Madde 12.3.
Genel Kurul Toplantı Tutanağı:
Kulüp/Toplulukların yapmak zorunda oldukları Genel Kurullarda, Divan Kurulu tarafından tutulan tutanaktır. İki nüsha halinde düzenlenir. Bir nüsha Üst Kurul Sekreteri’ne sunulur, diğer nüsha da Kulüp/Topluluk tarafından bir dosya içinde muhafaza edilir.

Madde 12.4.
İç Tüzük:
Kulüp/Topluluklar, bu Yönergede yer almayan konular ve kendi işleyişlerine özgü hususlara yer veren bir İç Tüzük hazırlarlar. İç Tüzük, ilk olarak kurucu üyeler tarafından hazırlanır ve Kuruluş Genel Kurulu tarafından kabul edildikten sonra Üst Kurul tarafından incelenir ve bu kurulun onayından sonra geçerlilik kazanır. İç Tüzük değişiklikleri Yönetim Kurulu tarafından hazırlanır ve Genel Kurul tarafından onaylandıktan sonra geçerlilik kazanır.

Madde 12.5.
Etkinlik Başvuru Formu:
Kulüp/Topluluklar düzenleyecekleri etkinliklerin başvurusunu bu form aracılığıyla Öğrenci Etkinlikleri Merkezi’ne yaparlar. Bu form elektronik ortamda işlem görebilir.

CEZAİ HÜKÜM VE YAPTIRIMLAR      

Madde 13.
Kulüp/Toplulukların işleyişleriyle ilgili tespit edilen aşağıdaki durumlarda belirtilen cezalar verilir ve yaptırımlar uygulanır:

Madde 13.1.
Uyarı:
Bu Yönergede belirtilen hususlara riayet etmediği tespit edilen Kulüp/Topluluklar Öğrenci Dekanı tarafından yazılı olarak uyarılır. Yazıda, hangi konu(lar)da uyarı verildiği açıkça belirtilir.

Madde 13.2.
Geçici Süre Durdurma:
Öğrenci Dekanı tarafından uyarı alan Kulüp/Topluluğun belirtilmiş olan fiili tekrarı halinde faaliyetleri Öğrenci Dekanı tarafından bir haftadan bir aya kadar durdurulabilir.

Madde 13.3.
Akademik Yıl Sonuna Kadar Durdurma:
Geçici süre durdurulan Kulüp/Topluluğun belirtilmiş olan fiili tekrarı halinde faaliyetleri Üst Kurul tarafından akademik yıl sonuna kadar durdurulur. Kulüp/Topluluğun faaliyetlerine bir sonraki akademik yılda devam edip etmeyeceği, Üst Kurul’un akademik yıl sonunda yapacağı toplantıda kararlaştırılır.

Madde 13.4.
Kapatma:
Bu Yönergenin 5.1, 5.2 ve 5.3 maddelerine aykırı hareket ettiği tespit edilen Kulüp/Topluluklar, Üst Kurul tarafından kapatılır ve ilgili öğrenciler haklarında disiplin soruşturması açılması için Rektörlüğe bildirilir.

Madde 13.5.
Tazmin:
Kulüp/Toplulukların işleyiş ve etkinliklerinde  herhangi mali bir zarar doğması durumunda, bu zarar sebep olanlar tarafından tazmin edilir. Zarara sebep olanların ilgili Kulüp/Topluluk tarafından tespit edilememesi halinde, zarar bu Kulüp/Topluluktan tazmin edilir.

YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME

Madde 14.
Bu Yönerge, Senatosu’nun onayını takiben yürürlüğe girer ve Öğrenci Dekanı tarafından yürütülür.



| Ana Menü | E-Posta | Bilkent Üniversitesi Ana Sayfası |