ÖĞRENCİ KONSEYİ TOPLUMSAL DUYARLILIK PROJELERİ YÖNERGESİ

BİRİMİN ADI VE KURULUŞU:

Toplumsal Duyarlılık Projeleri, Öğrenci Dekanlığı bünyesinde 2000 yılı Şubat ayında Gönüllü Eğitim Projesi adı altında resmen çalışmalarına başlamıştır. 2001-2002 Akademik Yılı’nda proje kapsamı genişletilerek Bilkent Üniversitesi Öğrenci Konseyi çatısı altına girmiş ve Toplumsal Duyarlılık Projeleri adını almıştır.

AMAÇLAR:

• Bilkent Üniversitesi öğrencileri öncülüğünde çeşitli sosyal sorumluluk projelerini hayata geçirmek,
• Çevresindeki sorunlara çözüm üretebilen, kendine güvenli, girişimci ve duyarlı bir gençliğin oluşumuna katkıda bulunmak,
• Gençlerin enerjilerini toplumsal faydaya dönüştürmeye çalışmak,
• Toplumda sosyal sorumluluk yönünde farkındalık oluşturmak

FAALİYET ALANLARI:

Birimin amaçlarına uygun, gençlerin etkin olabileceği alanlar

GÖNÜLLÜLÜK:

TDP’ye Katılım:

Gönüllülük yapmak üzere seçtiği projenin bir toplantısına katılan, gerekli kişisel bilgilerini TDP Veri Tabanı’na kaydettiren her Bilkentli TDP’ye katılmış olur.

“Gönüllü” Kavramı:

• TDP’ye katılmış olan,
• Proje grubunun belirlemiş olduğu toplantı ve etkinliklere düzenli katılan, katılamayacağı zaman grubunu haberdar ederek, projenin aksamasını engelleyen,
• Sorumluluk alan ve sorumululuğunun gerekliliklerini yerine getiren,
• Projenin sağlıklı işlemesi için, proje grubunun gerekli olduğuna inandığı eğitimleri alan,
• Ekip çalışması bilincinde,
• Farklılıklara saygılı,
• Projeyi ilgilendiren tüm konularda, proje grubuna karşı şeffaf olan ve grubu bilgilendiren

TDP Veri Tabanı’ndan Kaydın Silinmesi:

• Kendi kararıyla TDP’den ayrılmak isteyen gönüllülerin,
• Proje grubunun belirlediği toplantı ve etkinliklere katılmayan, katılmadığı halde grubu bundan haberdar etmeyen, bu nedenle projenin aksamasına neden olan gönüllülerin, proje grubunun belirlediği kriterler göz önünde bulundurularak TDP Veri Tabanı’ndan kaydı silinir.

Her proje grubu, hangi durumlarda gönüllülerin TDP Veri Tabanı’ndan kaydının silineceğinin kriterlerini proje yönergesinde belirtir, her proje grubunda bu konunun takibiyle ilgilenecek bir sorumlu belirlenir.

Gönüllünün Proje Grubuyla İlişkisinin Kesilmesi:

Proje grubu, yukarıdaki “gönüllü” kavramıyla çelişen, hal ve hareketleriyle projenin sağlıklı devamına engel olan, ekip çalışmasını zorlaştıran kişilerin grupla ilişkisinin kesilmesine karar verebilir. Bu karar, proje grubunun toplantısında, en az 2/3 oy çokluğuyla verilebilir.

Proje Destekçisi:

Proje grubunun ihtiyaç duyduğu durumlarda, yine proje grubunun bilgilendirmesi ışığında deneyim, birikim veya imkânlarını projenin olumlu ilerlemesi doğrultusunda kullanan, projeye katkı sağlayan, yetkin kişilerdir.

İDARİ YAPI:

YÜRÜTME KURULU

Yürütme Kurulu’nun Gerekliliği:

• TDP olarak bir strateji çizmeye,
• Yeni projelere,
• Mevcut projelerin sağlıklı devam etmesine,
• Özdenetime,
• Koordinasyon ve düzene,
• Diğer proje grupları hakkında bilgi sahibi olmaya yönelik ihtiyaç

Katılımcıların sorumlulukları:
Yürütme Kurulu’nun amaçları doğrultusunda

• Yeni bir proje fikri geldiğinde bilgilenmek, grubuna bilgi vermek, grubunun düşüncelerini almak, ilgili kişiye geri bildirim sağlamak.
• Diğer projelerin gidişatı hakkında bilgi edinmek, işleyişini kontrol etmek, kendi projesinin gidişatı hakkında bilgi vermek.
• Koordinasyon, düzen ve süreklilik konularında inisiyatif almak.
• Ortak TDP bilincinin oluşturulması ve benimsenmesi için çalışmak.
• YK toplantılarının çıktılarını grubuna aktarmak, grubundan da YK toplantılarına taşınması gereken konuları YK toplantılarına taşımak.

Yürütme Kurulu Katılımcıları:

• Her proje grubunun belirlediği 1 kişi
• Proje grupları koordinatörleri
• TDP Eğitim Grubu’nun belirlediği 1 kişi
• TDP İletişim&Organizasyon Grubu’nun belirlediği 1 kişi
• TDP Koordinatörü

Belirlenen kişilerden yürütme kurulu toplantılarına düzenli olarak katılmaları beklenir. Proje gruplarından yürütme kurulu toplantılarına katılmak üzere belirlenen 1 kişi proje koordinatörü olabileceği gibi, proje koordinatörü dışında da bir gönüllü belirlenebilir. Ancak, hiç kimsenin belirlenmediği durumlarda proje koordinatörü yürütme kurulu toplantılarına katılır.

ALT GRUPLAR

TDP içerisinde etkili ve koordineli bir işleyişin sağlanması amacıyla eğitim sorumluluğu, iletişim&organizasyon sorumluluğu ve proje koordinatörlüğü olmak üzere 3 alt grup tanımlanmıştır. Her grubun yapılanması ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.

EĞİTİM GRUBU:

Proje Eğitim Sorumlusu:

Her proje grubunun en az bir gönüllüsü eğitim sorumlusudur.
Sorumlulukları:

• Her proje grubunun eğitim sorumlusu/sorumluları, projenin ihtiyacı olan eğitim konularını ve eğitmenleri belirler.
• Proje grubu ve eğitmenlerle iletişime geçip, eğitmenleri ve eğitim için uygun zamanı ayarlar.
• Ayarlanan eğitimin yer ve zaman bilgilerini katılımcılara iletir, katılımın yüksek olması için çalışır.
• Eğitim sırasında ihtiyaç duyulacak araç-gereçlerin sağlanmasından ve eğitim için uygun yer ayarlanmasından sorumludur.
• Eğitimle ilgili materyalleri toplayıp, geçerli mazeretlerle eğitime katılamayanlara eğitim içeriğini olabildiğince aktarır.

TDP Eğitim Grubu:

Proje eğitim sorumlularının bir araya gelmesiyle oluşur.
Sorumlulukları:

• Tüm TDP’nin ihtiyacı olan eğitim konularını ve eğitmenleri belirler.
• Sene başından bir araya gelip, tüm TDP’nin alacağı eğitimlerin takvimini çıkartır.
• Eğitim için uygun zamanı ayarlar; eğitmenlerle iletişime geçip, eğitmenleri ayarlar.
• Ayarlanan eğitimin yer ve zaman bilgilerini katılımcılara iletir, katılımın yüksek olması için çalışır.
• Eğitim sırasında ihtiyaç duyulacak araç-gereçlerin sağlanmasından, eğitim için uygun yer ayarlanmasından sorumludur.
• Eğitimle ilgili materyalleri toplayıp, geçerli mazeretlerle eğitime katılamayanlara eğitim içeriğini olabildiğince aktarır.

İLETİŞİM&ORGANİZASYON GRUBU:
Proje İletişim & Organizasyon Sorumlusu
İlgili projede gönüllü olarak çalışan, bir ya da daha fazla sayıda gönüllüden oluşur.

Sorumlulukları:

• Proje grubundaki herkesin iletişim bilgilerini edinir, tüm gruba bu bilgileri aktarır.
• Proje tanıtım materyallerini hazırlar ve projenin duyurulmasını sağlar.
• Grup içi organizasyonları duyurur.
• Grubu ilgilendiren gelişmelerden grubu haberdar eder.
• Proje grubunun bir ekip olması için çalışır, bu doğrultuda sosyal etkinlikler düzenler.
• Öğrenci Dekanlığı’nı düzenli olarak proje ile ilgili gelişmeler hakkında bilgilendirir.
  

TDP İletişim&Organizasyon Grubu
Proje iletişim sorumlularının bir araya gelmesiyle oluşur.

Sorumlulukları:

• Projelerdeki gelişmelerin paylaşıldığı yerdir. Proje grupları arası iletişimi sağlar.
• TDP tanıtım materyallerini hazırlar ve TDP’nin dışarıda duyurulmasını sağlar.
• TDP’nin bütünü için sosyal etkinlikler organize edip gönüllülere duyurusunu yaparak, TDP içi iletişimi sağlar ve ekip bilincini pekiştirir.
• Öğrenci Dekanlığı’nı düzenli olarak TDP ile ilgili gelişmeler hakkında bilgilendirir.

PROJE KOORDİNATÖRLERİ:
Her proje grubu 1 tane gönüllüyü proje koordinatörü olarak seçer. Proje koordinatörü, TDP’de en az 1 dönem gönüllülük yapmış olan gönüllüler arasından seçilebilir.

Her proje koordinatörü:

• Gönüllü bilgilerini sağlıklı ve güncel olarak tutar. Düzenli olarak hazırladığı performans raporlarını yine düzenli olarak TDP koordinatörüne iletir.
• Proje grubundaki gönüllülerin motivasyonunun yüksek kalması için çaba sarf eder.
• Gönüllülerin projeye katılımının sürekli ve düzenli olmasını sağlayarak, projenin sağlıklı devam etmesi için çalışır.
• Proje bütçesinin uygulanıp uygulanmadığını kontrol ederek, olası kaynak aksaklıklarının önüne geçmeye çalışır.
• Yürütme Kurulu toplantılarına katılacak temsilci belirlemediği takdirde Yürütme Kurulu’nda grubunu temsil eder.

TDP KOORDİNATÖRLÜĞÜ:

TDP Koordinatörünün Sorumlulukları

• Bir Yürütme Kurulu katılımcısı olduğu için, Yürütme Kurulu katılımcılarının tüm sorumlulukları TDP koordinatörünün de sorumluluğudur.
• Grupların iç işlerine karışmaz.
• Öğrenci Dekanlığı’yla TDP arasında köprüdür.
• Yürütme Kurulu’nda koordinasyonu sağlamaya çalışır, böylece Yürütme Kurulu’nun amacına hizmet etmesi için çaba sarf eder.
• Sorumluların takibini yapar, aksayan durumlarda aksaklıkların aşılması için inisiyatif alır.

TDP Koordinatörünün Belirlenmesi

Yürütme Kurulu katılımcıları, TDP koordinatörünün belirleneceği toplantının tarihini belirler (Mayıs ayı içerisinde). Söz konusu toplantıda Yürütme Kurulu katılımcıları TDP koordinatörlüğü için aday gösterirler:

• Gösterilen adaylar, son iki yıl içinde Yürütme Kurulu’nda bulunmuş olmalılar. Mevcut Yürütme Kurulu’nda bulunmayan, ancak son iki yıl içinde bir süre Yürütme Kurulu’nda bulunmuş olan gönüllüler TDP Koordinatörlüğü’ne aday gösterilebilir.
• Ancak mevcut Yürütme Kurulu katılımcıları aday gösterebilirler.

Bu toplantının ardından, TDP koordinatörlüğüne aday olarak önerilen isimlere, bu sorumluluğu kabul edip etmedikleri sorulur. Ertesi gün, oylama için tekrar toplanılır. Oylamanın yapılacağı toplantıda, aday olmayı kabul eden gönüllüler de bulunur, Yürütme Kurulu Katılımcıları’nın olası sorularına cevap verirler.

Soruların cevaplanmasının ardından oylamaya geçilir. Oylama kapalı sistem olarak ve iki turlu yapılır ve yalnız Yürütme Kurulu üyeleri oy kullanabilir. İlk turda, oyların en az 2/3’ünü alan isim koordinatör olur. İlk turda, oyların en az 2/3’sini hiç bir isim sağlayamazsa ikinci tura geçilir. İkinci turda, ilk turda en çok oy alan iki isim oylanır ve en çok oy alan, koordinatör olur. İkinci turda oylar eşit çıkarsa, ilk turda en çok oy alan aday, koordinatör olur.

Yürütme Kurulu katılımcıları seçimde 1’er oy kullanma hakkına sahiptir, Yürütme Kurulu katılımcısı olmadığı halde, aday gösterildiği için toplantıda bulunan gönüllüler oy kullanmazlar.

YENİ PROJE BAŞLANGIÇ SÜRECİ:
Yeni projeyi hazırlayan kişi ya da ekip, projenin uygulanıp uygulanmayacağının görüşüleceği Yürütme Kurulu toplantısından en az bir hafta önce, yazılı olarak proje çerçevesini ve varsa taslağını Yürütme Kurulu katılımcılarına ulaştırır. Bu 1 haftalık süre zarfında, Yürütme Kurulu katılımcıları belgeyi inceler.

Söz konusu toplantıda, proje çerçevesinin hep birlikte değerlendirilmesinin ve risk analizinin yapılmasının ardından, projenin onay için Öğrenci Dekanlığı’na sunulup sunulmayacağına karar verilir. Projenin sunulmasına karar verilirse, proje taslağı Öğrenci Dekanlığı’nın onayına sunulur.

TDP LOGOSU
TDP logosu, aşağıda belirtildiği gibidir.