|
-------------------------------------------------------------------------------------
KONTROL LİSTESİ
Gitmeden önce:
 Gideceğiniz üniversiteye bölüm koordinatörünüz yardımı ile başvurunuzu son başvuru tarihinden önce -gerekli dokümanları da ekleyerek- gönderin.
Learning Agreement Formu'nun yazıcıdan çıktısını alın, değişim koordinatörünüz yardımıyla doldurun ve mümkünse başvuru evraklarıyla birlikte karşı üniversiteye gönderin.
Not: AB Kriterlerine göre bir Erasmus Değişim Öğrencisi'nin 1 dönem için alması hedeflenen ders yükü 30 ECTS'dir. Derslerinizi seçerken buna dikkat ediniz. Size yatacak hibenin alınması için bu yükümlülük çok önemli.)
Başvurunuzda belirttiğiniz e-posta adresini ve posta adresini sık sık kontrol edin. Başvurduğunuz üniversiteler programla ilgili tüm bilgileri, sizin adresinize e-posta ya da posta yoluyla gondereceklerdir.
Gideceğiniz üniversiteden gelen kabul mektubunun fotokopisini Bilkent Üniversitesi, Uluslararası Değişim Programları Ofisi'ne ulaştırın.
Gideceğiniz üniversiteden gelen kabul mektubu, pasaportunuz ve vize için gerekli tüm belgeler ile birlikte ilgili Büyükelçiliğe vize başvurusunda bulunun. (Vize için gerekli belgeleri gideceğiniz ülkenin Türkiye'deki büyükelçiliklerinden öğrenebilirsiniz.)
İş Bankası, Garanti Bankası ya da Yapı Kredi Bankası'nın herhangi bir şubesinde kendi adınıza ya da ortak EURO hesap açtırın. Bu hesabın numarasını, banka adı ve şubesini exchange@bilkent.edu.tr adresine bildirin.
Öğrenci Bilgileri Formunu (Ek_1) doldurarak exchange@bilkent.edu.tr adresine mail edin. Bilmediğiniz bilgileri bos bırakabilir ya da Uluslararası Değişim Programları Ofisi'ne danışarak doldurabilirsiniz.
Öğrenci ile üniversite arasında yapılacak sözleşme formunu (Ek_5) doldurun, yazıcıdan çıktısını alın, imzalayın ve Uluslararası Değişim Programları Ofisine bırakın, fakslayın ya da postalayın.
Learning Agreement'ınızı misafir olduğunuz üniversiteye imzalatın.
Oradayken:
Gittiğiniz okulun kabul mektubunda size belirttiği tarihlerde orada olmaya calışın ve resmi olarak dönem bitmeden dönmeyin.
Gittiğiniz üniversiteden ayrılmadan önce Uluslararası Merkez'e gidiş ve ayrılış tarihlerinizi belirten 'Resmi Tarihler' Formu'nu imzalatın.
Not: Bu evrak sizin gerçekten belirtilen süre boyunca orada kaldığınızın kanıtı olacaktır.
Dönem sonunda transkriptinizin Uluslararası Değişim Programları Ofisi'ne gönderilmesi icin gerekli kişilerle görüşün.
Döndükten sonra:
Learning Agreement'ın orjinal imzalı halini Uluslararası Değişim Programları Ofisi'ne teslim edin .
Erasmus Hibesi'nin kalan %20'sini almak icin Ek_3 de yer alan Öğrenci Rapor Formu'nu doldurun, yazıcıdan çıktısını alın ve Uluslararası Değişim Programları Ofisi'ne teslim edin .
'Resmi Tarihler Formu'nu Uluslararası Değişim Programları Ofisi'ne teslim edin.
CHECK-LIST
Before Departure:
Before the application deadline, send your application and the attached required documents you will prepare with your department coordinator's assistance, to the host university you will be going.
Print out the Learning Agreement Form, fill it in with the assistance of your depatmental exchange coordinator, and send it, if possible with the application documents attached, to the host university you will be going.
Note: While choosing your courses, pay attention to the fact that according to the EU criteria, an Erasmus Exchange Student is required to target 30 ECTS for one term. This responsibility is very important for receiving the grant that will be deposited to your bank account.
Check carefully, the e-mail and mail addresses you have put on your application form. The universities you have applied will be sending all correspondance to your mail or e-mail address.
Submit a photocopy of the acceptance letter you will be receiving from the university you have applied, to the Office of International Exchange Programs of Bilkent University.
Apply to the relevant Embassy in Turkey for visa, by submitting your letter of acceptance you receive from the university you have applied, and attach your passport and other required documents. (Embassy of the country you will be going will provide you with information on the required documents.)
Open a Euro account to your name, or a joint account, at any branch of İş Bank, Garanti Bank or Yapı Kredi Bank. E-mail your bank account number, bank and branch name to the e-mail address exchange@bilkent.edu.tr
Fill in the Student Information Form (Ek-1) and e-mail it to exchange@bilkent.edu.tr. You can leave blank the items you do not know about, or consult the Office of International Exchange Programs for relevant information.
Fill in the agreement form (Ek-5) to be signed between the student and the university, print it out, sign it and take it to the Office of International Exchange Programs. You can fax or post it as well.
Ask your host university you will go to sign the Learning Agreement.
During your stay:
Try to arrive at your exchange university on the date stated in the letter of acceptance you receive, and do not return before the term ends officially.
Before you leave the university for return, make sure that you get your 'Official Dates' Form indicating your date of arrival and departure, signed by the host university's International Centre.
Note: This document will be the evidence proving your stay during the identified dates.
At the end of the term, contact relevant officers to ensure that your transcript is sent to the Offıce of International Exchange Programs.
After Your Return:
Submit the Learning Agreement signed in original, to the Office of International Exchnage Programs.
Fill in the Student Report Form (Ek-3) to receive the 20% balance of the Erasmus Grant, print it out and submit it to the Office of International Exchange Programs.
Submit the 'Official Arrival Dates' Form to the Office of International Exchange Programs.
|
