BU KADAR YOĞUN VE YOĞUN OLDUĞU KADAR DA ÖNEMLİ OLAN YILLARDA HEM SOSYAL HEM DE AKADEMİK ALANLARDA BAŞARILI OLMAK, ÖNEMLİ ÖLÇÜDE ZAMANINIZI NE KADAR İYİ KULLANDIĞINIZ BAĞLI. Bu kitapçığın amacı da sizlere bu konuda yardımcı olabilecek bilgiler vermek. Zamanı planlamak ve etkili biçimde kullanmak aynı zamanda da yeni bir alışkanlık edinmek ve değişmek anlamına geliyor. Böyle değişimler ise çok kolay gerçekleşmez. Bu nedenle işe, değişim nedir, zorlukları nelerdir ve nasıl başarılır sorularını ele alarak başlamak uygun olacağından, bir sonraki bölümde "değişim aşamaları" ele alınacak.
Çocukluk yıllarımızdan itibaren yaşadıklarımız, gördüklerimiz ve bize öğretilenler bize genel bir yaşam tarzı sunar. Bu yaşam tarzının en önemli parçası da alışkanlıklarımızdır. Alışkanlıklarımızın bazıları yaşamımızı kolaylaştırırken bazıları da önümüzde büyük bir engel olarak durur. Peki yaşamdaki etkiliğimizi azaltan, bize sıkıntı veren bu alışkanlıklardan neden bir türlü vazgeçemiyoruz? Çünkü her alışkanlık bırakma durumu, onun yerini alacak yeni bir alışkanlığın kazanımını gerektirir. Yeni bir alışkanlık kazanmak da değişim demektir. İşte bu noktada hepimiz için geçerli olan bir gerçek devreye girer: "DEĞİŞİM OLUMLU YÖNDE BİLE OLSA İNSANI ÜRKÜTÜR VE ÇABA GEREKTİRİR."
Bu korkuyu yenmek ve değişimi gerçekleştirebilmek için öncelikle değişimin aşamalarını bilmek gerekir. Değişim altı aşamadan oluşan bir süreçtir. Bunlar; tasarı öncesi aşama, tasarı aşması, hazırlık aşaması, hareket aşaması, karalılık aşaması ve bitirme aşamasıdır. Şimdi bu süreçlere hep birlikte bir göz atalım.
Zaman Yönetimi Konusunda Önyargılar: Bazı kişiler "zaman yönetimi" konusunu daha başından reddeder ve bu konuya hiç yanaşmazlar. Bunun nedeni zaman yönetimi konusundaki bazı yanlış değerlendirmelerdir. Bunlar üzerinde durmak, zaman yönetimi konusunda biraz daha bilinçlenme açısından yararlı olacaktır. Bu önyargılardan en yaygın olanları şunlardır:
"Bu teknikler benim işime yaramaz": Zaman yönetimine başlarken, zaman yönetimi tekniklerinin sihirli formüller olmadığı ve bu tekniklerin sizin yapmanız gereken şeyleri sizin için yapmayacağı baştan kabul edilirse, öğrenilenleri daha gerçekçi bir zeminde uygulamak mümkün olabilecektir. Bu tekniklerin yalnızca bir araç olduğu ve teknikleri kullanmanın sizin elinizde olduğu gerçeği her zaman akılda tutulmalıdır.
"Bu toplumda organize olmak mümkün değil!": Her zaman her şey için mükemmel koşulların bulunmayabileceğini akılda tutmak işimizi oldukça kolaylaştıracaktır. Unutmayın ki ideal koşullarda herkes zamanını yönetebilir. Mükemmel bir zaman yöneticisi olmaktan çok bu koşullar altında yapabileceğinizin en iyisini yapmaya çalışmak, sizin bu yolda en büyük yardımcınız olacaktır
"Bu kadar organize olmak çok ürkütücü.": Bu tür düşünceler birilerinin sizi kontrol etmesi ve çarka dahil etmesi korkularından kaynaklanır. Unutmayın ki bu teknikleri uygulayacak olan sizlersiniz. Yani teknikler sizi değil siz teknikleri kontrol edeceksiniz. Üstelik yaşamınızı sürekli olarak bu tekniklerle planlamak zorunda değilsiniz. Örneğin tatiller, plansız yaşamak ve bunun tadını çıkarmak için birebir zamanlardır.
"İnsanlar beni sürekli arıyor ya da benden bir şeyler istiyorlar.": Şunu unutmamalıyız ki, her tür aranma ve rahatsız edilmeden kendimizi uzak tutmamız olanaksızdır. Bu tür durumlarla nasıl başa çıkılabileceğini öğrenmek en önemli adımlarımızdan biri olacaktır.
ZAMAN YÖNETİMİ TEKNİKLERİ
Buraya kadar "zaman yönetiminin" ne anlama geldiğini, neden gerekli olduğunu, zaman yönetimi gibi alışkanlıkların kazanılması için ne tür süreçlerden geçilmesi gerektiğini ve zaman yönetimi karşısındaki engellerin neler olduğunu inceledik. Bu bölümde ise "zaman yönetimi" nasıl yapılır konusunu ele alacağız.
I. Amaç Belirleme: Başarmak istediğimiz tüm işlerde olduğu gibi, zaman yönetimi konusunda da öncelikle BELİRGİN BİR AMACIMIZIN olması gerekir. Burada önemli olan nokta, amacımızın BELİRGİNLİĞİDİR. Bizler, zamanımızı nasıl değerlendireceğimiz konusunda sayısız seçeneğe sahibizdir. Bu nedenle de zamanımızın büyük bölümü, NE YAPACAĞIMIZA KARAR VERMEYE ÇALIŞMAKLA geçer. İşte bu noktada belirsiz amaçlar, zaman yönetiminin baş düşmanı olan erteleme davranışına yol açar. Belirsiz amaçlar, neyin daha önemli olup olmadığının belirsizliği anlamına da gelmektedir. Bu da zamanımızı kullanma konusunda önümüzde duran seçeneklerin bir sıraya konulamaması durumuna neden olur. Böylece de bir türlü ne yapacağımıza karar veremeyiz ve karar verme işini erteleriz ya da önemli konular dururken daha az önemli işlerle uğraşmaya başlarız. Yaşamda başarılarından doyum elde etmiş kişilerle, bu doyumu yaşayamayan kişiler arasındaki en önemli fark, başarılarından doyum elde etmiş kişilerin amaçlarını iyi belirlemeleri ve yaşamlarını amaca yönelik planlamalarıdır. Bu farkın kaynağında ise, kişinin zaman perspektifi yatmaktadır. Başarılarından doyum elde etmiş kişiler, amaçları doğrultusunda zamanlarını iyi kullanırken, bu doyumu yaşayamayan kişiler ise zamanı yalnızca "bir şeyin ne kadar eski olduğunu ya da bir olayın ne zaman gerçekleşeceğini bilmeye yarayan bir araç" olarak görmektedirler
Peki "belirgin amaç" nedir ve nasıl belirlenir? Bu soruyu uygulamalı olarak yanıtlamak daha yararlı olacaktır. Şimdi biraz düşünün ve üç tane "kısa vadeli amacınızı" bir kenara yazın(1). Bu kısa vadeli amaçlarınız, önümüzdeki bir yıl içinde tamamlamayı planladığınız amaçlarınız olsun. Bu amaçları belirlerken, bir yandan da amaçlarınıza ulaşabilmek için yaşamınızda yapmanız gereken değişiklikleri de gözden geçirin(2). Kısa vadeli amaçlarınızı belirledikten sonra, bunların yukarısına üç tane uzun vadeli amacınızı yazın(3).
Amaçları Alt-amaçlara Bölme: Bu kısa alıştırmayı tamamladıktan sonra amaçları belirginleştirme konusunda yaşamsal önemi olan "amaçları alt-amaçlara bölme konusuna" değinmek gerekir. Şimdi uzun vadeli amaçlarınızdan birini bir başka kağıda yazın(4). Daha sonra bu amaca ulaşabilmeniz için gerekli alt-amaçları belirleyin ve altına bunları yazın(5). Sonra da her biri için yeni alt-amaçlar belirleyin(6). Alt-amaçlar iyice belirginleştiğinde kısa vadede yapmanız gereken işler net bir biçimde karşınıza çıkacaktır. Zaman planınızı bu amaçlar doğrultusunda yapmaya başlayacaksınız. Şimdi bu alıştırmaya bir örnek verelim.
Böyle bir liste daha ayrıntılandırılarak ve her bir amaç için bitirme zamanı belirlenerek yapılabilir. Bu tür bir liste sosyal alanda yapılmak istenen şeyler için de yapılabilir ve çeşitlendirilebilir.
Amaç belirleme sürecinin önemli bir parçası da "aciliyet" ve "önem" konusudur. Yapmak istediğimiz işler ve gerçekleştirmek istediğimiz amaçlarımız çok çeşitli olabilir. Bunların bir kısmı yaşamdaki uzun vadeli amaçlarımızla doğrudan ilişkilidir, bir kısmı ise bize zevk veren uğraşılardır. Ancak bazı işler temel amaçlarımızla olan bağlantılarına göre daha önemli, bazı işler ise tamamlama süremiz açısından daha acil olabilir. Bu iki durum temel alınarak, yapmamız gereken ve yapmayı istediğimiz işler dört kategoride toplanabilir. Bunlar:
1. Acil Olmayan ve Önemsiz İşler: Bu tür işler, özellikle de önemli işlere zaman ayırmamız gereken dönemlerde, boş yere harcanmış zamanların kaynağını oluşturur. Saatlerce bilgisayar oyunları ile uğraşmak, bütün bir akşam telefonla dedikodu yapmak vb.. işler bu kategoriye girer. Bunlar kişisel zevklerimizdir. Yaşamsal önemi yoktur ve sosyal anlamda da, akademik anlamda da yaşamımıza pek bir şey katmaz. Bu tür uğraşların gerektiği durumlarda ertelenmesi ve boş zaman etkinlikleri olarak yapılması zaman yönetimi açısından önemlidir.
2. Acil ama Önemsiz İşler: Bazen öyle işlerle uğraşırız ki, iki ayağımız bir pabuca girer ama aslında işin sonunda elde ettiğimiz kayda değer bir şey yoktur. Ders çalışmamız gereken bir zamanda, arkadaşımıza bizden istediği bir kaset kaydını yetiştirmeye çalışmak bu türden bir iştir. Arkadaşımızın, kaseti ertesi gün almak istiyor olmasından ötürü iş acil bir iş olabilir ama yaklaşan bir ara sınavdan daha önemli değildir. Bu tür bir durumda arkadaşımıza gerekli açıklamada bulunarak ek süre talep etmek, arkadaşlığımıza zarar vermez ama bizi başarıya götürür.
3. Acil Olmayan ama Önemli İşler: Bu tür işler yanıltıcı olabilir. Aylar sonra olacak olan bir sınav önemlidir ama acil değildir. Ne var ki, sınavlarda başarılı olmak ve öğrenilmesi gereken bilgileri sindirerek öğrenmek ancak düzenli tekrar ile olabilir. Zaman planımızda günlük tekrar için zaman ayırıp ayırmamak konusunu bu gerçeği düşünerek ele almak önemlidir. Sınav döneminde sıkışıp kalmak yerine uzun vadeli çalışma planı yapmak daha akıllıca görünmektedir. Zaman planlamada önemle üzerinde durulması ve planın şekillendirilmesinde en önemli unsur olması gereken işler bu kategorideki işlerdir.
4. Acil ve Önemli İşler: Bu tür işlerle genellikle zamanı iyi planlayamadığımızda karşılaşırız. Doğru düzgün hazırlanılmamış bir sınava bir gece önce çalışmaya başlamak ya da önemli bir dönem ödevinin başına teslim tarihinden iki gün önce oturmak bu tür işlerdendir. Zaman planının, önemli bir aksilik olmadıkça bu tür işlerle karşılaşılmayacak biçimde yapılması önemlidir.
Bir işin önemi, zaman planlaması açısından gerçekten çok önemlidir. Bize bir büyük kavanoz verdiklerini ve önümüze de bir miktar büyük taş, bir miktar küçük çakıl taşı ve bir miktar da kum koyduklarını düşünelim. Bizden, bu malzemelerin tamamını kavanoza sığdırmamızı istediklerini farz edelim. Böyle bir durumda kavanoza önce kum koyarsak, kavanoz ancak birkaç tane çakıl taşı daha alabilir, büyük taşlara ise hiç yer kalmayacaktır. Önce çakıl taşlarını yerleştirirsek, bütün kumu kavanoza yerleştirme şansımız olacaktır ancak yine büyük taşlara yer kalmayacaktır. Önce büyük taşları yerleştirirsek, aralara çakıl taşlarını sığdırabilir geri kalan boşlukları da kumla doldurabiliriz. Büyük taşları "önemli işlere", çakıl taşlarını "daha az önemli işlere" ve kumu da "boş zaman etkinliklerine" benzetirsek; işlerin önemini belirlemenin zaman yönetimi açısından önemini de daha iyi kavrayabiliriz.
İşlerimizin önem derecesini belirlemek için, kendimize uğraştığımız iş hakkında bazı sorular sorabiliriz:
1. Eğer bu işle uğraşmaktan tümüyle vazgeçersem ne kaybederim?
2. Bu iş, yerine daha önemli bir iş konulacak şekilde başka bir zamana ertelenebilir mi?
3. Ben bu işe gerçekten önemli olduğu için mi, yoksa yalnızca zevk aldığım için mi konsantre olmuş durumdayım?
Bu sorulara verilecek yanıtlar, bize, uğraşmakta olduğumuz işin ne kadar önemli olduğunu gösterebilecek ipuçları verecektir.
II. Uzun Vadeli Takvim Belirleme: Belirlediğimiz amaçlar doğrultusunda yapmamız gereken işlerin tamamlanma tarihlerini belirlemek, zamanı planlama konusunda önemli bir adımdır. Bunun için bir adet yıllık ajanda edinmek ve amaçladığımız işlerin bitiş tarihlerini (ödev teslim tarihi, sınav tarihleri vb..) bu ajandaya kaydetmek, atacağımız ilk somut adımdır.
III. Haftalık Plan Yapmak: Amaçlar belirlendikten ve gerekli tarihler yıllık ajanda da işaretlendikten sonra gelinen aşama "haftalık plan" yapmaktır. Bunun için her hafta düzenli olarak çizelge hazırlamak en etkili yöntemdir. Bu işe girişmeden önce, BİR HAFTA BOYUNCA planlanmamış yaşantımızın bir listesini yapmak gerekir. Bunun için de yanımızda bir hafta boyunca boş bir kağıt bulundurmak ve hangi günler hangi saatlerde nelerle uğraştığımızı not etmek yeterlidir. Bu bize, bizim zevk aldığımız ya da yapmamız gerekirken yeterince zaman ayırmadığımız işleri belirlememiz konusunda yardımcı olur. Bu aşama tamamlandıktan sonra işe belirlediğimiz kısa vadeli amaçları, haftalık plansız yaşamımızda vakit ayırdığımız işleri ve zevk aldığımız etkinlikleri bir kağıda yazarak devam edebiliriz. Bunu yaptıktan sonra listedeki işleri A, B ve C olarak sınıflandıralım. A, olmazsa olmaz; B,olmalı; C, olursa iyi olur türünden işleri ifade etsinler. Bu ayrımı yaparken "Amaç Belirleme" bölümünde söz edilen aciliyet ve önem konuları göz önünde bulundurulmalıdır. Özetle uzun vadeli hedeflerimiz için önemli olan işleri, kişisel ve sosyal gelişimimiz açısından önemli olan etkinlikleri ve beceri ve yeteneklerimizi geliştiren ya da bize çok haz veren uğraşıları A kategorisine koymamız bize önemli ölçüde kolaylık sağlayacaktır. Bu tür bir listeyi şöyle örneklendirebiliriz:
| TV İzlemek | B |
| Spor Yapmak | A |
| Kitap Okumak | A |
| Arkadaşlar | A |
| Ders Çalışmak | A |
| Bilgisayar Oynamak | C |
| Magazin Dergileri | C |
| Günlük Gazeteler | B |
Bu listedeki etkinliklerden A kategorisinde olanlara, planımızda öncelik vermek, daha sonra sırasıyla B ve C kategorilerine geçmek, plan yapmanın birinci koşulu olmalıdır. Eğer A kategorisinde yer alan işlerin sayısı çok fazla ise, bunların bir kısmını B kategorisine kaydırmak, sağlıklı bir plan yapma açısından önemlidir. Şimdi de haftalık plan çizelgesini nasıl hazırlanır konusuna bir göz atalım. Bu işi yaparken de plan yaparken esnek ve gerçekçi olmanın önemini aşağıda vereceğimiz örnek üzerinde görelim:
| Etkinlik |
Planlanan |
Gerçekleşen |
| Uyanma | 07.00 | 08,27 |
| Kahvaltı | 07.15 | ------ |
| Okula Ulaşım | 07.50-08.30 | 09.00-09.35 |
| Ders | 08.40-12.30 | 09.35-12.30 |
| Ara | 12.30-13.30 | 12.30-13.30 |
| Ders | 13.40-15.30 | 13.40-15.30 |
| Şehre Ulaşım | 15.40-16.15 | 15.40-16.15 |
| Arkadaşlara Uğrama | 16.15-17.30 | 16.15-19.30 |
| Spor | 17.30-19.00 | ----- |
| Eve/Yurda Ulaşım | 19.00-19.30 | 19.30-20.00 |
| Yemek | 19.30-20.00 | 20.00-20.30 |
| Dinlenme/Ders Çalışma | 20.00-24.00 | 20.30-01.15 |
| Uyku | 24.00-07.00 | ???????? |
Görüldüğü gibi plan yaparken gerçekçi olmamak ve esneklik sağlayamamak, planlarımızı etkisiz hale getirebilmektedir. Böyle bir durumda ise büyük olasılıkla, "başarısızlık" duygusu yaşarız. Buna engel olabilmek için, plan yaparken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır:
1. Esneklik ve Gerçekçilik: Zamanımızı planlarken, bazen işlerin yolunda gitmeyebileceğini göz önünde bulundurmak, kimi zaman ders çalışmak yerine başka işlerle uğraşmak hakkını kendimize tanımak ve bu tür durumlarda yapmak istediğimiz etkinlik için harcayacağımız zamana karşılık gelen başka bir zaman dilimini ders çalışmakla değiştirebilmek, esneklik kavramı içinde yer alan bazı unsurlardır.
2. Ödüllendirici Olmak: Bütün bir haftayı yalnızca dersle ya da sosyal etkinliklerle doldurmak, mantıklı olmayan planlama biçimleridir. Önemli olan planlarımızda hem zorunlu hem de bize zevk veren etkinliklere zaman ayırmaktır. Çalışmak için ayrılan zamanların arkasına ya da ertesi güne bize zevk veren işlere ayırmak ödüllendirici ve motive edici etkiye sahiptir.
3. Sürekli Değerlendirme: Aşağıda size yukarıdaki çizelgenin boş bir örneği verilecektir. Çizelgede planlanan, gerçekleşen ve düşünceler gibi bölümlerin yer alma nedeni her hafta çizelgenin yeniden değerlendirilebilmesine olanak tanımaktır. Her hafta başında, bir önceki haftada plan ne kadar işlemiş, ne kadar aksamış, planın aksamasına neler neden olmuş gibi sorgulamalar yapmak giderek daha kendimize uygun ve sağlıklı planlar yapmamıza olanak tanıyacaktır.
| Etkinlik |
Planlanan |
Gerçekleşen |
Düşünceler |
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
Zaman yönetimi teknikleri üzerinde durduktan sonra, vurgulanması gereken bir diğer konu da zaman yönetimini kolaylaştırıcı, bize zaman kazandırıcı bazı ipuçlarını ele almak olacaktır.
a) Zaman kazanmak için e-mail, telefon vb.. teknolojilerden yararlanın. Örneğin bankada halledilecek bir işinizi mümkünse telefonla yapın.
b) Ders çalışmak gibi konsantrasyon gerektiren işlerinizi, en az rahatsız edildiğiniz ve en rahat olduğunuz saatlere koyun.
c) Gün içerisinde, toplu taşıma araçlarında ya da kuyruklarda çok fazla saat harcanabilmektedir. Yapabileceğiniz işlerinizi böyle durumlarda yanınızda bulundurun. Bu size zaman kazanma açısından büyük yarar sağlayacaktır.
d) Her gün yanınıza "yapılacak işler listesi" alın. Bu unutmalardan kaynaklanan zaman kayıplarını önleyecektir.
Evet, artık zaman yönetimi konusunda bilgi sahibisiniz. Gerisi sizin çabanıza ve sabrınıza kalıyor. Bize düşen de sizlere başarılar dilemek!
Bu broşür, Uzm. Psikolog Cem Özgen tarafından aşağıdaki kaynaklardan yararlanılarak hazırlanmıştır.
BALTAŞ, Acar. (1995). Öğrenmede ve Sınavlarda üstün Başarı. Remzi Kitabevi: İstanbul
BENNETT, J. Michael. (1991) Four Powers of Communication: Skills for Effective Learning. McGraw-Hill: New York
IŞIKLI, S. & DÜZEN, E. (1994-1997). Yayınlanmamış Çalışma Notları. ÖGDM, Bilkent Üniversitesi: Ankara
McWHORTER, Kathleen. (1988). Study and Thinking Skills in College. Scott, Foresman Company: Boston
ROBERTS, M. susan. (1997). Yaşamı Ertelemeyin. (Çev. Levent KARTAL). Okyanus Yayıncılık ve Yapımcılık: İstanbul
SCOTT, Dru. (1980). How to Put More Time in Your Life. New American Library:New York
E-Posta: ogdm@bilkent.edu.tr
Broşürler'e Dönüş
Psikolojik Danışma ve Gelişim Merkezi'ne Dönüş
